發(fā)布時間：2014-07-27 10:00

　　一、電算會計(jì)的實(shí)時記賬方法
　　實(shí)時記賬是指電子賬套中的記賬憑證不經(jīng)審核就能直接記賬。對于新增的記賬憑證，一旦保存就會立即記賬，所以實(shí)時記賬每次只能登記一張憑證。從實(shí)時記賬的實(shí)質(zhì)來看，憑證處理過程不僅省略了審核簽字這道手續(xù)，還將憑證記賬和保存這兩個過程合二為一。這樣一來，凡是進(jìn)入電子賬套的記賬憑證都是已記賬憑證，不需經(jīng)過“臨時憑證庫文件”就直接存儲在“正式憑證庫文件”之中，制單人也就成為已記賬憑證中會計(jì)數(shù)據(jù)的最終責(zé)任人。這種記賬的關(guān)鍵是能夠?qū)υ诮Y(jié)賬過程中（有的會計(jì)軟件在結(jié)賬模塊中嵌套了機(jī)制憑證功能） 自動生成的機(jī)制憑證進(jìn)行實(shí)時記賬，從而不中斷整個結(jié)賬過程并能連續(xù)期末機(jī)制憑證。實(shí)時記賬雖然流程簡單、操作方便，但由于不對記賬憑證進(jìn)行審核簽字，而有悖于會計(jì)人員相互制約的原則和要求，同時對錯誤憑證只能進(jìn)行有痕跡修改而不能徹底刪除。大家知道，記賬憑證是電子賬套處理會計(jì)數(shù)據(jù)的起點(diǎn)，用戶只有充分利用會計(jì)軟件提供的自動審核和人工審核功能共同對記賬憑證進(jìn)行全面的審核，才能保證電子賬套中會計(jì)信息的正確性和可靠性。為此，建議現(xiàn)行會計(jì)軟件改版升級時對這種記賬功能加以改進(jìn)。
　　二、成批記賬方法
　　從表面上看，成批記賬一次能夠?qū)⒍鄰埼从涃~憑證交叉立體同時登記入賬，但它與實(shí)時記賬的根本區(qū)別在于憑證必須經(jīng)過審核簽名后才能進(jìn)行記賬，而不是一次能夠登記記賬憑證張數(shù)的多少。也就是說，只要是憑證要求審核簽字后才能記賬，即使一次登記一張記賬憑證也屬于成批記賬。現(xiàn)行會計(jì)軟件對進(jìn)入電子賬套的記賬憑證雖然可以從借貸平衡、憑證類型、時間順序和內(nèi)容完整等方面進(jìn)行自動審核，但無法預(yù)防像數(shù)字串行、方向顛倒和借貸同時多記或者少記等這類憑證錯誤。
　　為了保證電子賬套中會計(jì)數(shù)據(jù)的正確性和合法性，不論是用戶錄入的手工憑證還是自動生成的機(jī)制憑證都必須作為未記賬憑證先保存在“臨時憑證庫文件”之中，等待相關(guān)人員進(jìn)一步審核。一旦發(fā)現(xiàn)其中的未記賬憑證有錯誤，用戶就能及時進(jìn)行無痕跡修改，同時還可減少不必要的數(shù)據(jù)存儲；審核無誤的憑證經(jīng)過簽字后仍然要返回存放在“ 臨時憑證庫文件” 之中，只有經(jīng)過成批記賬才能轉(zhuǎn)移到“ 正式憑證庫文件” 之中。由于成批記賬具有工作效率高、控制環(huán)節(jié)多和數(shù)據(jù)責(zé)任明確等優(yōu)點(diǎn)，因此，它成為各種會計(jì)軟件都具有的最基本的記賬功能。
　　三、電算會計(jì)的模擬記賬方法
　　模擬記賬可以使用戶預(yù)先就知道電子賬套中所有未記賬憑證在正式記賬之后的數(shù)據(jù)結(jié)果，所以又被稱為預(yù)記賬。由于模擬記賬針對的是未記賬憑證，因此保存在“臨時憑證庫文件”中的所有憑證，不論其是否已經(jīng)審核簽字，是本月還是上月的，也不管是哪個操作員填制的，都可以進(jìn)行模擬記賬。模擬記賬的結(jié)果只能供用戶臨時瀏覽查看，而不能在電子賬套中長久保存和調(diào)用，筆耕文化傳播，這和具有轉(zhuǎn)移憑證、傳遞數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)三大功能的正式記賬不同。這樣，通過模擬記賬的憑證仍然屬于未記賬憑證而繼續(xù)保存在“臨時憑證庫文件”之中，這正是有的會計(jì)軟件（例如安易軟件）將模擬記賬功能與未記賬憑證的其它操作模塊集成在同一個主菜單中的原因所在。雖然模擬記賬沒有真正處理未記賬憑證中的數(shù)據(jù)，但這一記賬功能卻能夠?qū)ξ从涃~憑證進(jìn)行及時匯總和試算平衡，防止錯制、重制和漏制憑證，而且有助于實(shí)現(xiàn)預(yù)算控制和賬簿記賬前后的對照分析等工作。
　　四、電算會計(jì)的跨月記賬
　　會計(jì)工作要求日清月結(jié)，但在會計(jì)實(shí)務(wù)中用戶可能會由于種種原因而不能按期結(jié)賬。如果等到本月記賬憑證全部記賬和結(jié)賬后，用戶再來進(jìn)行各項(xiàng)輔助賬務(wù)管理和編制完整的會計(jì)報(bào)表，就會造成日常會計(jì)工作的大量積壓�，F(xiàn)行會計(jì)軟件提供的跨月記賬功能允許用戶在上月未結(jié)賬的情況下，照常將本月錄入的記賬憑證及時進(jìn)行記賬。
　　在電子賬套中，所有記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)庫文件都可以按時間先后進(jìn)行索引排序，記賬憑證只要日期屬實(shí)，其記賬遲早并不會影響相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件的正確性，會計(jì)軟件能夠自動按照憑證日期有序地傳遞和更新賬套數(shù)據(jù)。由于本月一旦結(jié)賬將不能在本月再輸入記賬憑證，也就是說，只要本月未結(jié)賬還可以繼續(xù)進(jìn)行憑證處理，因此，跨月記賬功能使得一個電子賬套同時擁有幾個活動會計(jì)期間，這樣不僅給日常賬務(wù)處理工作帶來了便利，也給年度審計(jì)調(diào)賬提供了極大的方便。同時，為了防止濫用跨月記賬功能而將會計(jì)工作一推再推，會計(jì)軟件應(yīng)該要求跨月記賬不能超過兩個月。
　　五、電算會計(jì)的恢復(fù)記賬
　　恢復(fù)記賬能夠?qū)⒁延涃~憑證及其數(shù)據(jù)還原到記賬前的狀態(tài)。這種反記賬功能不僅要把記賬憑證從“正式憑證庫文件”返回到“臨時憑證庫文件”中，而且要把當(dāng)時記賬過程中傳遞和產(chǎn)生的所有數(shù)據(jù)從相關(guān)數(shù)據(jù)庫文件中徹底注銷�？梢姡�全面準(zhǔn)確地保留記賬線索是會計(jì)軟件實(shí)現(xiàn)恢復(fù)記賬的關(guān)鍵技術(shù)，現(xiàn)行的會計(jì)軟件主要有“最近一次記賬前狀態(tài)”和“本月月初狀態(tài)”兩種恢復(fù)形式�；謴�(fù)記賬功能雖然具有避免錯誤憑證被登記入賬、解決病毒導(dǎo)致的賬證不符問題、重新進(jìn)行意外中斷的記賬過程等優(yōu)點(diǎn)，但同時又會給電子賬套帶來了新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

 

本文編號：7205