摘　要：

摘　要：本文通過闡述文件檔案信息管理系統(tǒng)建立的必要性，分析了文檔信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的性質(zhì)及采集的主要形式，提出了此信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建模型。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：文件檔案　信息管理系統(tǒng)　數(shù)據(jù)采集模型

　　1　文件檔案信息管理系統(tǒng)建立的必要性

　　信息技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公的普及使電子文檔管理成為行政辦公管理的主流。隨著電子文件逐漸增多，在沒有電子文檔信息管理系統(tǒng)的條件下，在對各類型電子文檔案收集、管理過程中，我們越來越感到力不從心。很多單位的文檔管理者都會(huì)簡單的認(rèn)為文檔的電子化管理就是購置電腦、高速掃描儀等硬件設(shè)備，然后把文件進(jìn)行掃描形成電子文件，這樣檔案電子化就完成了。殊不知保存在電腦當(dāng)中的這種分散管理，從根本意義上講，并沒有真正實(shí)現(xiàn)電子文檔管理，檔案的價(jià)值也沒有得到真正體現(xiàn)。在沒有管理系統(tǒng)的前提下，電子文檔管理主要采取文件夾形式，目錄采用excel電子表格，然后上傳到單位內(nèi)部的Ftp上共享。一條數(shù)據(jù)信息的增減、修改，都要將很多文件目錄一一修改，再上傳。有時(shí)候忘記一個(gè)目錄的修改，就不能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實(shí)時(shí)更新，給利用帶來了很大麻煩。這種低效、耗時(shí)、費(fèi)力的管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前龐大數(shù)據(jù)收集、利用的需要了。必須要建立一套完整的文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)整個(gè)單位文檔信息的良性流轉(zhuǎn)。

　　2　文檔信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析

　　文件檔案管理系統(tǒng)，就是將文檔進(jìn)行電子化的管理，其優(yōu)勢在于：第一，，可以保護(hù)紙質(zhì)檔案原件；第二，可以減少檔案庫存占地面積；第三，可以降低文檔管理成本；第四，可以提高檔案服務(wù)的效率；第五，可以提升檔案的信息價(jià)值，促進(jìn)檔案價(jià)值再造；第六，可以提升行政管理部門形象等等。文件檔案介質(zhì)來源可分為紙質(zhì)檔案電子化和數(shù)字文件的電子化。因此，從歸檔來源上，也就涉及紙質(zhì)文件電子化歸檔和電子文件的集成化歸檔兩個(gè)方面。

　　在開始進(jìn)入電子文檔信息管理系統(tǒng)的模型構(gòu)建之前，需要全面審核和盤點(diǎn)下管理的文檔內(nèi)容和形式。第一，明確管理文檔的類型；第二，針對這些文檔，我們要篩選出哪些類型的文檔是迫切需要進(jìn)行電子化管理的，就是利用率非常高的，分出優(yōu)先級；第三，針對要管理的文檔，進(jìn)行元數(shù)據(jù)篩選和定義，明確哪些數(shù)據(jù)是查找依據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是必需的，哪些數(shù)據(jù)是可選的，這一步非常重要，這關(guān)系到非結(jié)構(gòu)化的文檔通過元數(shù)據(jù)的規(guī)范化實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化的管理；第四，在電子文檔信息管理系統(tǒng)中定義這些文檔類型和元數(shù)據(jù)，定制管理容器實(shí)現(xiàn)文檔虛擬化。所謂文檔虛擬化是指在抽象層和實(shí)例層簡化文檔管理，通過分離物理文檔的存儲(chǔ)和顯示來虛擬文檔，如表1所示。

　　　表1　虛擬文檔類型分析

　　為支持的虛擬化檔案對象分配權(quán)限，確保最大的控制權(quán)限和獨(dú)立的職責(zé)：同一文檔內(nèi)容對于具有不同訪問權(quán)限和可見權(quán)限的用戶來說看到的內(nèi)容可能有所不同。

　　以上類型的工作應(yīng)該是文檔管理工作者的價(jià)值核心體現(xiàn)，也是電子文檔管理系統(tǒng)的骨骼部分，一旦完成了以上部分, 結(jié)下來的工作就是內(nèi)容的采集和充實(shí)。

　　3　文檔信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的掃描和采集

　　對文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)掃描和采集之前,也要考慮文檔數(shù)據(jù)采集的最佳方案,這里需要考慮以下幾個(gè)方面。

第一，如何對紙質(zhì)文件卷宗進(jìn)行文檔采集的分類和自動(dòng)拆分。這個(gè)問題看似簡單, 但實(shí)際執(zhí)行上卻難度重重。一方面要看掃描的文檔上是否有明顯的分類標(biāo)識(shí)，例如分類編號，分類條形碼等。在大多數(shù)情況下，原始卷宗中的檔案可能沒有任何的標(biāo)識(shí)，如果出現(xiàn)這樣的問題，文檔管理者就需要依據(jù)管理的文檔類型建立檔案的分類標(biāo)識(shí)，并把標(biāo)識(shí)生成條形碼或者二維碼，打印在標(biāo)簽紙上，然后將標(biāo)簽在掃描檔案首頁上粘貼，用于文檔采集工作流來自動(dòng)鑒別分類。同樣，由于文檔要采用高速掃描儀進(jìn)行批量掃描，因此也就面臨著文件的自動(dòng)拆分的問題。這個(gè)文件拆分標(biāo)識(shí)同樣可以在分類標(biāo)識(shí)中進(jìn)行設(shè)計(jì)和定義，這樣, 一個(gè)分類條碼也就代表了拆分條碼，當(dāng)然也可以分開設(shè)計(jì)，應(yīng)對于不同的文檔管理環(huán)境。

第二，文檔內(nèi)容的識(shí)別針對于檔案中可以識(shí)別的部分，主要用于提取元數(shù)據(jù)內(nèi)容。我們上文中談到過元數(shù)據(jù)，我們需要設(shè)定掃描的模板，進(jìn)行識(shí)別內(nèi)容的區(qū)域劃分，包括分類區(qū)域，拆分區(qū)域以及識(shí)別區(qū)域，具體的技術(shù)包括條形碼識(shí)別，二維碼識(shí)別等等。

第三，識(shí)別校對。任何一種識(shí)別技術(shù)都不是100%保證識(shí)別的準(zhǔn)確性。尤其還涉及被掃描原件的文件質(zhì)量、掃描儀的精度以及有效的掃描方式等等諸多影響因素，因此校對環(huán)節(jié)是必不可少的。文檔管理者應(yīng)該可以在該環(huán)節(jié)對于識(shí)別的內(nèi)容進(jìn)行校對審核，如果發(fā)生識(shí)別錯(cuò)誤，可以人工修正，保證電子文件入庫前的準(zhǔn)確性。

第四，在校對流程結(jié)束后，即進(jìn)入電子歸檔環(huán)節(jié)，電子歸檔將實(shí)現(xiàn)一個(gè)歸檔的過程，歸檔員的歸檔工作也將得到統(tǒng)計(jì)和審計(jì)。

第五，電子文檔數(shù)據(jù)采集。一種是word文檔和excel電子表格，通過pdf自動(dòng)轉(zhuǎn)換的小軟件，直接上傳到文檔管理系統(tǒng)。另一種是其它信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，通過xml接口技術(shù)導(dǎo)入到文檔信息管理系統(tǒng)中。以上五個(gè)步驟見圖1。

綜上所述，以上就是一個(gè)文檔采集工作流程的體現(xiàn)，也是一個(gè)完整的文檔采集數(shù)據(jù)歸檔的模型構(gòu)建。

4　文檔信息管理系統(tǒng)的權(quán)限管理

　　在以上文檔電子化并歸檔后，文檔利用門戶已經(jīng)建立，各級用戶就可以按照定義好的角色，去訪問在權(quán)限范圍內(nèi)的文檔。這里值得一提的是文檔密級和訪問權(quán)限的有效組合，并通過角色權(quán)限定義來規(guī)范文檔管理者、檔案創(chuàng)建者、文檔利用者各級別的訪問權(quán)限，確保信息安全和防止信息泄露（見圖2）。

　　以上就是關(guān)于電子文檔信息管理系統(tǒng)構(gòu)建模型的核心部分，它已經(jīng)具備各單位文檔管理的核心內(nèi)容和價(jià)值系統(tǒng)。通過擴(kuò)展，可以進(jìn)一步整合電子文件系統(tǒng)的集成，例如進(jìn)行文檔和數(shù)據(jù)的交換；通過工作流程引擎建立文檔的借閱流程；通過報(bào)告設(shè)計(jì)建立文檔利用審計(jì)規(guī)范；通過移動(dòng)應(yīng)用實(shí)現(xiàn)文檔的隨時(shí)查閱和訪問。

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