摘　要：

摘　要：本文通過闡述文件檔案信息管理系統(tǒng)建立的必要性，分析了文檔信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的性質(zhì)及采集的主要形式，提出了此信息管理系統(tǒng)的構(gòu)建模型。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：文件檔案　信息管理系統(tǒng)　數(shù)據(jù)采集模型

　　1　文件檔案信息管理系統(tǒng)建立的必要性

　　信息技術(shù)的發(fā)展，無紙化辦公的普及使電子文檔管理成為行政辦公管理的主流。隨著電子文件逐漸增多，在沒有電子文檔信息管理系統(tǒng)的條件下，在對各類型電子文檔案收集、管理過程中，我們越來越感到力不從心。很多單位的文檔管理者都會簡單的認為文檔的電子化管理就是購置電腦、高速掃描儀等硬件設(shè)備，然后把文件進行掃描形成電子文件，這樣檔案電子化就完成了。殊不知保存在電腦當(dāng)中的這種分散管理，從根本意義上講，并沒有真正實現(xiàn)電子文檔管理，檔案的價值也沒有得到真正體現(xiàn)。在沒有管理系統(tǒng)的前提下，電子文檔管理主要采取文件夾形式，目錄采用excel電子表格，然后上傳到單位內(nèi)部的Ftp上共享。一條數(shù)據(jù)信息的增減、修改，都要將很多文件目錄一一修改，再上傳。有時候忘記一個目錄的修改，就不能實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的實時更新，給利用帶來了很大麻煩。這種低效、耗時、費力的管理模式已不適應(yīng)當(dāng)前龐大數(shù)據(jù)收集、利用的需要了。必須要建立一套完整的文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)整個單位文檔信息的良性流轉(zhuǎn)。

　　2　文檔信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析

　　文件檔案管理系統(tǒng)，就是將文檔進行電子化的管理，其優(yōu)勢在于：第一，，可以保護紙質(zhì)檔案原件；第二，可以減少檔案庫存占地面積；第三，可以降低文檔管理成本；第四，可以提高檔案服務(wù)的效率；第五，可以提升檔案的信息價值，促進檔案價值再造；第六，可以提升行政管理部門形象等等。文件檔案介質(zhì)來源可分為紙質(zhì)檔案電子化和數(shù)字文件的電子化。因此，從歸檔來源上，也就涉及紙質(zhì)文件電子化歸檔和電子文件的集成化歸檔兩個方面。

　　在開始進入電子文檔信息管理系統(tǒng)的模型構(gòu)建之前，需要全面審核和盤點下管理的文檔內(nèi)容和形式。第一，明確管理文檔的類型；第二，針對這些文檔，我們要篩選出哪些類型的文檔是迫切需要進行電子化管理的，就是利用率非常高的，分出優(yōu)先級；第三，針對要管理的文檔，進行元數(shù)據(jù)篩選和定義，明確哪些數(shù)據(jù)是查找依據(jù)，哪些數(shù)據(jù)是必需的，哪些數(shù)據(jù)是可選的，這一步非常重要，這關(guān)系到非結(jié)構(gòu)化的文檔通過元數(shù)據(jù)的規(guī)范化實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化的管理；第四，在電子文檔信息管理系統(tǒng)中定義這些文檔類型和元數(shù)據(jù)，定制管理容器實現(xiàn)文檔虛擬化。所謂文檔虛擬化是指在抽象層和實例層簡化文檔管理，通過分離物理文檔的存儲和顯示來虛擬文檔，如表1所示。

　　　表1　虛擬文檔類型分析

　　為支持的虛擬化檔案對象分配權(quán)限，確保最大的控制權(quán)限和獨立的職責(zé)：同一文檔內(nèi)容對于具有不同訪問權(quán)限和可見權(quán)限的用戶來說看到的內(nèi)容可能有所不同。

　　以上類型的工作應(yīng)該是文檔管理工作者的價值核心體現(xiàn)，也是電子文檔管理系統(tǒng)的骨骼部分，一旦完成了以上部分, 結(jié)下來的工作就是內(nèi)容的采集和充實。

　　3　文檔信息管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的掃描和采集

　　對文檔進行數(shù)據(jù)掃描和采集之前,也要考慮文檔數(shù)據(jù)采集的最佳方案,這里需要考慮以下幾個方面。

第一，如何對紙質(zhì)文件卷宗進行文檔采集的分類和自動拆分。這個問題看似簡單, 但實際執(zhí)行上卻難度重重。一方面要看掃描的文檔上是否有明顯的分類標識，例如分類編號，分類條形碼等。在大多數(shù)情況下，原始卷宗中的檔案可能沒有任何的標識，如果出現(xiàn)這樣的問題，文檔管理者就需要依據(jù)管理的文檔類型建立檔案的分類標識，并把標識生成條形碼或者二維碼，打印在標簽紙上，然后將標簽在掃描檔案首頁上粘貼，用于文檔采集工作流來自動鑒別分類。同樣，由于文檔要采用高速掃描儀進行批量掃描，因此也就面臨著文件的自動拆分的問題。這個文件拆分標識同樣可以在分類標識中進行設(shè)計和定義，這樣, 一個分類條碼也就代表了拆分條碼，當(dāng)然也可以分開設(shè)計，應(yīng)對于不同的文檔管理環(huán)境。

第二，文檔內(nèi)容的識別針對于檔案中可以識別的部分，主要用于提取元數(shù)據(jù)內(nèi)容。我們上文中談到過元數(shù)據(jù)，我們需要設(shè)定掃描的模板，進行識別內(nèi)容的區(qū)域劃分，包括分類區(qū)域，拆分區(qū)域以及識別區(qū)域，具體的技術(shù)包括條形碼識別，二維碼識別等等。

第三，識別校對。任何一種識別技術(shù)都不是100%保證識別的準確性。尤其還涉及被掃描原件的文件質(zhì)量、掃描儀的精度以及有效的掃描方式等等諸多影響因素，因此校對環(huán)節(jié)是必不可少的。文檔管理者應(yīng)該可以在該環(huán)節(jié)對于識別的內(nèi)容進行校對審核，如果發(fā)生識別錯誤，可以人工修正，保證電子文件入庫前的準確性。

第四，在校對流程結(jié)束后，即進入電子歸檔環(huán)節(jié)，電子歸檔將實現(xiàn)一個歸檔的過程，歸檔員的歸檔工作也將得到統(tǒng)計和審計。

第五，電子文檔數(shù)據(jù)采集。一種是word文檔和excel電子表格，通過pdf自動轉(zhuǎn)換的小軟件，直接上傳到文檔管理系統(tǒng)。另一種是其它信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，通過xml接口技術(shù)導(dǎo)入到文檔信息管理系統(tǒng)中。以上五個步驟見圖1。

綜上所述，以上就是一個文檔采集工作流程的體現(xiàn)，也是一個完整的文檔采集數(shù)據(jù)歸檔的模型構(gòu)建。

4　文檔信息管理系統(tǒng)的權(quán)限管理

　　在以上文檔電子化并歸檔后，文檔利用門戶已經(jīng)建立，各級用戶就可以按照定義好的角色，去訪問在權(quán)限范圍內(nèi)的文檔。這里值得一提的是文檔密級和訪問權(quán)限的有效組合，并通過角色權(quán)限定義來規(guī)范文檔管理者、檔案創(chuàng)建者、文檔利用者各級別的訪問權(quán)限，確保信息安全和防止信息泄露（見圖2）。

　　以上就是關(guān)于電子文檔信息管理系統(tǒng)構(gòu)建模型的核心部分，它已經(jīng)具備各單位文檔管理的核心內(nèi)容和價值系統(tǒng)。通過擴展，可以進一步整合電子文件系統(tǒng)的集成，例如進行文檔和數(shù)據(jù)的交換；通過工作流程引擎建立文檔的借閱流程；通過報告設(shè)計建立文檔利用審計規(guī)范；通過移動應(yīng)用實現(xiàn)文檔的隨時查閱和訪問。

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