發(fā)布時間：2014-07-01 17:16

    引言

　　供電企業(yè)的檔案種類繁多，從檔案實體類型和檔案管理的方法方式上，較之以前有很大變化。體現(xiàn)出一系列新特點，如來源多樣化、載體數(shù)字化、處理專業(yè)化、應用及時化等。檔案二元結構，要求我們在對開展管理工作時，需要把握好檔案實體管理和檔案信息管理兩個方面。

　　1 供電企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

　　1.1 檔案管理體制
　　供電企業(yè)檔案管理體制按行政區(qū)域劃分，分為省、地市級和縣級三個層次。其中，在省、地市級的供電企業(yè)有專職檔案工作者并且設有檔案室。其中，人事檔案、供電合同客戶檔案的整理、保管和利用又分別由相關部門負責管理并設有本文由筆耕文化傳播收集整理單獨的檔案室。經(jīng)過系統(tǒng)地管理與整合，基本實現(xiàn)了檔案的集中管理�？h級供電企業(yè)的檔案一般由辦公室人員兼職管理，不設專門檔案室。
　　供電企業(yè)檔案的管理者對檔案工作十分重視，實行統(tǒng)一管理，并給予支持，將檔案管理包含在企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中，實施有針對性的管理工作，定期評估；檔案管理網(wǎng)絡體系相對完善，檔案工作責任人分工較為清晰；檔案管理基礎設施的投資也在不斷加大。供電企業(yè)的專兼職檔案人員努力滿足生產(chǎn)、施工、銷售和管理工作的需要。尤其是科技檔案管理人員，所有工程項目開始時，編制《工程驗收資料大綱》，跑工地、變電站跟蹤各個基建項目實施，在做好本職工作的同時，積極指導基層單位、施工方的檔案管理工作；督促、指導和規(guī)范企業(yè)各部門歸檔工作，有效地保證了各類檔案的齊全完整；協(xié)助基層檔案室進行檔案工作達標，形成了以局辦綜合檔案室為主體的檔案信息管理中心。
　　1.2 檔案管理制度標準
　　自從1998年的國家城鄉(xiāng)電網(wǎng)建設與改造工程地開展，檔案數(shù)量大大增多，地方供電企業(yè)從那時起成立了單獨檔案管理部門。供電企業(yè)在檔案法制建設，從管理層到普通員工，認真落實《檔案法》、《保密法》與其他法律法規(guī)、標準和制度的各種形式地學習、宣傳，檔案法律觀念逐步形成。從國家檔案局、國家能源部到省級檔案局行政機構、從南方電網(wǎng)總部到省級電網(wǎng)公司檔案管理機構，都根據(jù)檔案工作開展，頒布一系列的管理制度和措施，如《文書檔案案卷格式》、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》、《會計檔案管理辦法》、《照片檔案管理規(guī)范》等20項。國家有關行政部門對供電企業(yè)檔案管理定期檢查、實時監(jiān)督、指導管理。隨著供電企業(yè)檔案工作的開展，企業(yè)的檔案制度體系的建立健全，文書檔案、財務檔案、科技檔案工作標準以及檔案的借閱、銷毀、保密、圖紙修改等規(guī)章跟進完善。上級管理層，還不斷根據(jù)新的企業(yè)信息管理發(fā)展時代性要求，結合企業(yè)自身特點，出臺了相應檔案管理制度和標準，確保檔案管理工作的一致性。
　　1.3 檔案管理工作
　　隨著供電企業(yè)的建設和發(fā)展，檔案基礎業(yè)務建設進步明顯，取得了許多成績。作為企業(yè)工作的基本組成部分，企業(yè)領導和相關部門對檔案工作也十分重視，建立了完整的檔案管理組織結構。局辦設立綜合檔案室，負責全局檔案管理工作以及對各部門、供電所的指導監(jiān)督，規(guī)范檔案管理。明確了檔案室工作職責和崗位職責，設置了檔案歸檔范圍及整理要求。在國家檔案目標管理和檔案工作規(guī)范化管理等級評審的督促下--基礎設備齊全，檔案管理水平提高，檔案專業(yè)人才增多，企業(yè)檔案編研成果顯著。地市級供電企業(yè)綜合檔案室普遍配置了基礎設備�？h級供電企業(yè)檔案室的硬件條件也按照評審標準達標，得到了明顯改善。

　　2 供電企業(yè)檔案信息化建設現(xiàn)狀

　　目前，根據(jù)調研了解情況了解到，供電企業(yè)檔案信息化，現(xiàn)處于半自動化階段（部分計算機完成，部分人工完成）向自動化過渡階段。從之前的計算機輔助立卷，單一目錄檢索，實體檔案保存--檔案數(shù)據(jù)的收集、加工處理檔案系統(tǒng)一體化管理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。朝著"文檔一體化"、企業(yè)局域網(wǎng)檔案全文存儲與檢索方向邁進。
　　在企業(yè)檔案信息化標準制度建設方面，供電企業(yè)根據(jù)國家檔案局下發(fā)的文件，根據(jù)自身企業(yè)檔案管理工作情況，制定了許多相關的工作規(guī)則、標準。如：《南方電網(wǎng)公司總部檔案管理制度》、《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設項目檔案管理辦法（試行）》（2010年）、《中國南方電網(wǎng)公司檔案工作評估辦法（試行）》等。并定期組織相關人員培訓，反饋工作存在的問題和提供工作改革建議。
　　自九十年代中后期，企業(yè)信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃納入了檔案信息系統(tǒng)，實施企業(yè)信息系統(tǒng)的統(tǒng)一構建，進一步促進了檔案管理的信息化。從2005年開始，供電企業(yè)就基本運用了企業(yè)檔案單機版的檔案管理系統(tǒng)。目前，系統(tǒng)管理方式升級后，又擁有與OA對接的網(wǎng)絡版集中檔案管理系統(tǒng)。另外，企業(yè)營銷合同檔案、人事檔案各自有自己的庫房和單機版檔案管理系統(tǒng)。

　　3 供電企業(yè)檔案信息化建設存在的問題

　　近年來，供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化工作進展迅速，供電企業(yè)檔案工作者在信息化建設中取得的成績不容質疑。但是，一些深層次的問題逐步浮現(xiàn)，與實際工作矛盾也已經(jīng)顯現(xiàn)出來，如：
　　在檔案信息化基礎建設方面，檔案數(shù)字化程度不夠，對信息系統(tǒng)產(chǎn)生的大量存量數(shù)據(jù)，沒有實施統(tǒng)一管理的中長期安排，管理層頒布標準不統(tǒng)一，不時出現(xiàn)朝令夕改現(xiàn)象，造成信息化工作的重復建設。缺乏數(shù)據(jù)整體標準，形成“檔案信息孤島”，而有用信息得不到管理。企業(yè)檔案信息化的現(xiàn)實，一面是信息資源的大量浪費，另一面是信息系統(tǒng)的重復構建和“信息匱乏”；檔案信息管理系統(tǒng)不時更換，往往是一個系統(tǒng)里的檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)基礎著錄標引工作還沒有完成，又有新的系統(tǒng)投入使用，造成了極大的資源浪費。
　　在檔案利用需求方面，供電企業(yè)現(xiàn)有檔案管理方式模式仍舊處于被動的地位，被動的提供利用、被動的推進改革。有的檔案部門或者檔案人員已經(jīng)有所意識，而往往針對于現(xiàn)實條件顯得力不從心。相對封閉的管理范圍，淡薄的服務意識，有限的服務能力。檔案利用率低、利用形式方式單一等等，影響了檔案利用工作開展。基層專業(yè)人員的匱乏，無法做到檔案信息即時錄入和資源共享。使得企業(yè)檔案工作者整天圍著計算機系統(tǒng)，成為了一個信息錄入者，總是被動接收、被動服務，無法滿足利用需求，沒有精力放到檔案編研開發(fā)利用工作中，檔案編研的困窘局面并無根本性改變。

本文編號：720