摘　要：

摘　要：本文首先梳理了視頻會(huì)議組織工作的內(nèi)容、難點(diǎn)及應(yīng)對(duì)措施；其次，概括介紹了視頻會(huì)議管理工作的主要內(nèi)容；最后，探討了做好視頻會(huì)議管理工作的若干重點(diǎn)，以期為讀者認(rèn)識(shí)和加強(qiáng)視頻會(huì)議管理工作提供參考。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：視頻會(huì)議　管理　遠(yuǎn)程溝通

  　通信及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是視頻會(huì)議系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)用，給各行業(yè)帶來(lái)前所未有的遠(yuǎn)程溝通體驗(yàn)和溝通效率，視頻會(huì)議已日漸成為政府機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位日常辦公、遠(yuǎn)程協(xié)作的重要支撐平臺(tái)。為了充分發(fā)揮視頻會(huì)議的作用，必須重視視頻會(huì)議管理工作。

　　視頻會(huì)議管理工作，重點(diǎn)是做好視頻會(huì)議組織工作。視頻會(huì)議組織是指協(xié)調(diào)視頻會(huì)議資源，提供會(huì)議技術(shù)保障，確保會(huì)議順利進(jìn)行的具體工作。此外，視頻會(huì)議管理還包括視頻會(huì)議系統(tǒng)管理、制度流程管理和運(yùn)維團(tuán)隊(duì)管理等內(nèi)容。

　　視頻會(huì)議管理工作也是近年來(lái)逐漸興起的一項(xiàng)IT管理工作，特別是在當(dāng)前全社會(huì)貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定，大力倡導(dǎo)改進(jìn)“會(huì)風(fēng)”，厲行節(jié)儉的背景下，視頻會(huì)議因其節(jié)能環(huán)保、高效便捷等優(yōu)點(diǎn)，越來(lái)越受到重視，視頻會(huì)議應(yīng)用數(shù)量不斷增長(zhǎng)，應(yīng)用場(chǎng)景不斷擴(kuò)展。面對(duì)日益增長(zhǎng)的應(yīng)用需求，如何利用有限的系統(tǒng)資源，充分發(fā)揮視頻會(huì)議的作用，滿足用戶的使用需求，是所有視頻會(huì)議管理部門(mén)需要面對(duì)和解決的一個(gè)新的課題。

1　視頻會(huì)議組織工作

   視頻會(huì)議組織工作分為會(huì)前的資源協(xié)調(diào)和會(huì)議全程的技術(shù)保障。

   1.1　協(xié)調(diào)視頻會(huì)議資源

   視頻會(huì)議資源包括視頻會(huì)議系統(tǒng)、視頻會(huì)議室、視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)設(shè)備、視頻會(huì)議線路以及視頻會(huì)議運(yùn)維服務(wù)。其中，視頻會(huì)議系統(tǒng)有多點(diǎn)控制單元（MCU）、錄播服務(wù)器、視頻會(huì)議終端等設(shè)備；視頻會(huì)議室是指具備召開(kāi)視頻會(huì)議條件的會(huì)議室；視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)設(shè)備是指安裝在視頻會(huì)議室中的音像設(shè)備；視頻會(huì)議線路是指承載視頻會(huì)議信號(hào)傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)帶寬；視頻會(huì)議運(yùn)維服務(wù)是指負(fù)責(zé)會(huì)議保障任務(wù)的技術(shù)人員提供的操作服務(wù)。以上這些資源，都是視頻會(huì)議召開(kāi)必不可少的前提和條件，這些資源的數(shù)量是有限的，需要根據(jù)視頻會(huì)議應(yīng)用需求，協(xié)調(diào)分配上述資源，這就是視頻會(huì)議組織工作的一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容。

　　解決上述問(wèn)題的關(guān)鍵是要梳理出各類(lèi)資源之間的關(guān)系，熟悉制約視頻會(huì)議的各種約束條件，在確保視頻會(huì)議安全可靠的前提下，最大限度地利用好現(xiàn)有資源。例如，當(dāng)用戶申請(qǐng)視頻會(huì)議時(shí)，管理人員要首先了解視頻會(huì)議召開(kāi)的時(shí)段和參會(huì)會(huì)場(chǎng)的清單。第一，檢查該時(shí)段內(nèi)是否有其他視頻會(huì)議召開(kāi)，如有其視頻會(huì)議召開(kāi)，檢查是否在視頻會(huì)議系統(tǒng)和線路的占用上產(chǎn)生資源沖突，如有沖突則與用戶協(xié)調(diào)視頻會(huì)議段的調(diào)整，如無(wú)沖突則進(jìn)入下一步；第二，檢查參會(huì)會(huì)場(chǎng)清單，是否與其他會(huì)議有會(huì)議室或會(huì)場(chǎng)設(shè)備有占用沖突，如有沖突則與用戶協(xié)調(diào)個(gè)別沖突會(huì)場(chǎng)的調(diào)整，如無(wú)沖突則最后檢查是否可安排技術(shù)人員保障會(huì)議。在此排查過(guò)程中，管理人員應(yīng)準(zhǔn)確和全面掌握本單位視頻會(huì)議各項(xiàng)資源的現(xiàn)有狀況，避免因信息不準(zhǔn)確不及時(shí)而出現(xiàn)失誤，這就要求建立可靠的視頻會(huì)議資源管理機(jī)制和制度，以及規(guī)范的會(huì)議申請(qǐng)信息和申請(qǐng)審核流程。

　　1.2　提供會(huì)議技術(shù)保障

　　視頻會(huì)議過(guò)程中，根據(jù)會(huì)議議程的安排，與會(huì)人員會(huì)有交替發(fā)言或場(chǎng)景的變換，這些都需要技術(shù)人員及時(shí)、準(zhǔn)確地調(diào)整和切換視頻及音頻設(shè)備，使各分會(huì)場(chǎng)的畫(huà)面和聲音與現(xiàn)場(chǎng)情況達(dá)到同步。在有些視頻會(huì)議中，還會(huì)為發(fā)言人添加字幕，這些需求都強(qiáng)調(diào)技術(shù)人員設(shè)備操作的精準(zhǔn)度。為了使視頻會(huì)議能夠流暢、自然，在視頻會(huì)議過(guò)程中，技術(shù)人員往往要完成大量的實(shí)時(shí)操作，這些操作一方面必須與會(huì)議議題緊密貼合，時(shí)機(jī)的把握上非常重要，另一方面又不允許出差失誤，因?yàn)橐坏┏霈F(xiàn)失誤，馬上就會(huì)被與會(huì)人員感知，從而干擾到會(huì)議的進(jìn)行，影響與會(huì)人員的感受。上述技術(shù)保障要求給視頻會(huì)議的組織帶來(lái)很大的工作難度。

　　解決的方法是將視頻會(huì)議劃分為會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中保障和會(huì)后收尾三個(gè)階段。會(huì)前準(zhǔn)備階段的工作內(nèi)容主要是明確會(huì)議的技術(shù)保障需求，做好會(huì)議的技術(shù)保障方案，組織設(shè)備測(cè)試以及操作彩排。其中特別需要強(qiáng)調(diào)的是會(huì)前的操作彩排，就是按照會(huì)議的議程，模擬會(huì)議期間會(huì)完成的各種操作，通過(guò)操作彩排，一方面測(cè)試設(shè)備和查找漏洞；另一方面，也是提高保障人員的動(dòng)作熟練度。在會(huì)中保障階段，要求技術(shù)人員要按照會(huì)前確定的分工，各司其職，專(zhuān)心致志地完成好本崗位的技術(shù)操作。會(huì)后收尾階段的主要工作內(nèi)容包括設(shè)備的收存、故障的排查處理、用戶意見(jiàn)的收集、會(huì)議錄制材料的提供等。通過(guò)劃分三個(gè)階段，并明確各階段的工作任務(wù)，將眾多的會(huì)議技術(shù)保障工作條分縷細(xì)地梳理清楚，確保各項(xiàng)工作有序地開(kāi)展。

2　視頻會(huì)議管理工作內(nèi)容概述

　　視頻會(huì)議管理工作內(nèi)容還視頻會(huì)議系統(tǒng)管理、制度流程管理和運(yùn)維團(tuán)隊(duì)管理等，這些工作為視頻會(huì)議的召開(kāi)創(chuàng)造了必要的條件和可靠的運(yùn)行環(huán)境。

　　2.1　視頻會(huì)議系統(tǒng)的管理

　　視頻會(huì)議系統(tǒng)是視頻會(huì)議運(yùn)行的基礎(chǔ)，通過(guò)管理工作要確保系統(tǒng)的平穩(wěn)可靠運(yùn)行。系統(tǒng)管理又分為配置管理、資產(chǎn)管理、運(yùn)維管理等內(nèi)容，配置管理是在設(shè)立配置數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)全系統(tǒng)配置信息的集中統(tǒng)一管理，可有效降低系統(tǒng)配置變更造成的潛在風(fēng)險(xiǎn)。資產(chǎn)管理是要有效地管理視頻會(huì)議相關(guān)的各種設(shè)備，由于視頻會(huì)議的特點(diǎn)，涉及到的設(shè)備不僅有視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備，還包括會(huì)場(chǎng)系統(tǒng)設(shè)備。這些設(shè)備種類(lèi)繁多、數(shù)量巨大且管理分散，容易出現(xiàn)管理死角，資產(chǎn)管理工作中要特別注意，避免出現(xiàn)此類(lèi)問(wèn)題。運(yùn)維管理的目的是確保系統(tǒng)日常運(yùn)行維護(hù)工作的有效開(kāi)展，要依靠運(yùn)維制度和規(guī)范，監(jiān)督運(yùn)維人員按時(shí)完成系統(tǒng)巡檢檢查以及故障分析排查和報(bào)告。

　　2.2　制度流程管理

　　制度流程管理，包括會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議服務(wù)的相關(guān)制度流程的管理以及系統(tǒng)、人員等方面的管理制度和操作流程。會(huì)議申請(qǐng)和會(huì)議服務(wù)的制度流程的管理，就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)視頻會(huì)議申請(qǐng)及服務(wù)流程的規(guī)范化、制度化，以方便用戶的使用。系統(tǒng)、人員等方面的管理制度和操作流程，一旦確立就要嚴(yán)格遵守，切勿使制度流于形式；另外，在制度流程的制訂過(guò)程中，還要注重廣泛聽(tīng)取各方意見(jiàn)，力爭(zhēng)使制度和流程科學(xué)合理，能夠發(fā)揮應(yīng)用的推動(dòng)作用。制度流程定期還需要進(jìn)行檢查，要根據(jù)客觀情況以及用戶的反饋意見(jiàn)，及時(shí)修改和完善。

　　2.3　運(yùn)維團(tuán)隊(duì)管理

　　由于視頻會(huì)議運(yùn)維工作的特點(diǎn)，需要建設(shè)一支學(xué)習(xí)型、專(zhuān)業(yè)化的運(yùn)維團(tuán)隊(duì)。要通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，激勵(lì)運(yùn)維人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)。要明確運(yùn)維團(tuán)隊(duì)的工作任務(wù)，以及運(yùn)維人員的崗位職責(zé)，要求運(yùn)維人員掌握設(shè)備操作規(guī)程以及各項(xiàng)制度規(guī)范，要注重加強(qiáng)運(yùn)維人員的思想教育，提高做好視頻會(huì)議保障工作的意識(shí)，并建立健全工作考核機(jī)制和制度。

　　3　做好視頻會(huì)議管理工作的若干重點(diǎn)

　　3.1　保障用戶需求

　　視頻會(huì)議管理屬于IT服務(wù)工作，而用戶需求是IT服務(wù)工作的基本依據(jù)，要牢固樹(shù)立用戶至上的工作理念，以提高服務(wù)水平，滿足用戶需求為工作的核心目標(biāo)，在工作中注重及時(shí)收集用戶意見(jiàn)、定期與用戶保持溝通、協(xié)助用戶組織好視頻會(huì)議，提高用戶滿意度。

　　3.2　加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

　　視頻技術(shù)是一門(mén)跨學(xué)科、跨專(zhuān)業(yè)的技術(shù)，而且視頻會(huì)議管理也是一項(xiàng)快速發(fā)展的專(zhuān)業(yè)工作，這些特點(diǎn)都決定了做好視頻業(yè)務(wù)管理工作，要注重學(xué)習(xí)，不斷更新和完善自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握前沿技術(shù)的應(yīng)用。

　　3.3　不斷堅(jiān)持創(chuàng)新

　　視頻會(huì)議技術(shù)的發(fā)展，利益于多媒體技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，，其應(yīng)用領(lǐng)域和模式不斷創(chuàng)新，做好視頻會(huì)議管理工作，也要不斷堅(jiān)持創(chuàng)新的理念，在跟進(jìn)研究新技術(shù)與新應(yīng)用的同時(shí)，緊密結(jié)合本單位的實(shí)際情況推陳出新，不斷提升應(yīng)用水平、拓展應(yīng)用場(chǎng)景，使視頻技術(shù)在信息化建設(shè)中發(fā)揮更大的作用。